Contoh Surat Resmi – Sudah pernah menciptakan surat resmi? Atau masih kesulitan nulisnya gimana? Bagi kalian yang masih resah mengenai surat resmi. Jangan khawatir, kali ini kita mau mengulas mengenai pengertian, jenis, fungsi, dan ciri- ciri beserta pola surat resmi. Surat resmi biasa dipakai untuk melamar pekerjaan, maupun kegiatan resmi lainnya menyerupai : surat permintaan dan surat keputusan.
Isi Artikel
- 1 Pengertian Surat Resmi
- 2 Ciri-Ciri Surat Resmi
- 3 Jenis Surat Resmi
- 4 Fungsi Surat Resmi
- 5 Bagian- Bagian Surat Resmi
- 6 Contoh Surat Resmi Perusahaan
- 7 Contoh Surat Resmi Permohonan
- 8 Contoh Surat Resmi Sekolah
- 9 Contoh Surat Resmi Dinas
- 10 Contoh Surat Resmi Osis
- 11 Contoh Surat Resmi Panggilan Kerja
- 12 Contoh Surat Resmi Dalam Bahasa Inggris
Pengertian Surat Resmi
Sebenarnya apa sih bedanya surat resmi dengan sama surat biasa? Surat resmi berbeda dengan surat tidak resmi, mulai dari cara penulisannya hingga bahasa yang digunakan. Jika kita menulis surat dengan bahasa sehari hari maka disebut dengan surat tidak resmi, contohnya saja surat pribadi.
Sementara yang dinamakan dengan surat resmi yaitu ketika memakai bahasa resmi atau baku. Secara pengertian, surat resmi ialah surat yang dikeluarkan oleh perseorangan, instansi, maupun organisasi tertentu, yang bersifat formal dan berkepentingan resmi.
Ciri-Ciri Surat Resmi
Selain bahasa, surat resmi memiliki karakteristik berbeda dengan surat tidak resmi. Surat – surat resmi memiliki ciri-ciri sebagai berikut :
Menggunakan kop surat (Jika dikeluarkan oleh lembaga)
Kop surat atau kepala surat ialah identitas dari instansi (perusahaan atau organisasi ) dari pengirim surat biar peserta mengetahui pengirim surat. Kop surat terletak dibagian atas surat.
Mengunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
Nomor Surat
Yang membedakan surat resmi dengan yang lainnya yaitu adanya nomor surat, lampiran dan perihal. Nomor surat berfungsi :
- Untuk membagi Penggolongan atau pengelompokan surat sesuai dengan jenis isi surat
- Untuk memudahkan pencarian bila surat dibutuhkan
- Untuk memudahkan penyimpanan administratif
- Untuk memudahkan pengontrolan frekuensi pengiriman surat
Adapun saat pembuatan nomor surat, hal yang harus diperhatikan antara lain yaitu :
- Nomor surat dikeluarkan sesuai dengan urutan surat, dihitung semenjak nomor final pembuatan surat
- Kode kedudukan surat, missal KEl = Surat keluar
- Bulan dan tahun pembuatan
- Kode tujuan surat, missal SPK (Surat Perintah kerja )
Contoh
Nomor : 016/ SPK/II/2017
016 : Menunjukkan surat ke -16
SPK : Surat Perintah Kerja
II : dibentuk pada bulan ke-2 (Februari)
2017 : Dibuat pada tahun 2017
Lampiran
Lampiran disertakan bila ada, namun bila tidak ada cukup diberi tanda (-)
Menggunakan salam pembuka dan epilog resmi,
Salam pembuka dan epilog seperti: Hormat saya, Hormat kami, dan Assalamu’alaikum.
Menggunakan Bahasa Baku
Bahasa baku ialah ragam bahasa yang yang sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dengan mengacu pada Ejaan Bahasi Indonesia (EBI) serta Kamus Besar bahas Indonesia (KBBI ).
Membubuhkan cap atau stempel
Cap atau stempel merupakan penguat dari tanda tangan suaru instansi tertentu atau perseorangan. Dibubuhkan diatas tanda tangan pengirim.
Menggunakan format goresan pena tertentu (Tidak bebas)
Format goresan pena telah ditentukan pada bagian- serpihan surat resmi, jadi tidak asal menulissurat. Surat resmi merupakan surat yang terstruktur dengan format tertentu.
Jenis Surat Resmi
Selain ciri–ciri surat resmi, biar tidak salah dalam menulis surat resmi, kita juga sebaiknya mengetahui jenis – jenis surat resmi. Adapun Jenis surat resmi menurut isinya. Terdapat 8 Jenis, diantarnya yaitu :
- Surat Undangan
Biasanya surat permintaan ini yang sering kita temui. Surat permintaan yaitu surat yang bertujuan untuk mengundang seseorang atau instansi untuk kepentingan tertentu. Seperti surat permintaan rapat, permintaan kesepakatan nikah dan surat permintaan program yang lainnya.
- Surat Panggilan
Surat ini berfungsi untuk memanggil seseorang atau instansi kepada instansi lain untuk kepentingan tertentu. Seperti surat panggilan kerja, surat panggilan interview DLL. Contoh surat lamaran kerja juga termasuk surat resmi.
- Surat Edaran
Surat edaran ialah surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi tertentu yang berisi informasi untuk kalangan tertentu pula, menyerupai surat edaran pengumuman libur sekolah
- Surat Keputusan
Surat keputusan ialah Surat yang dikeluarkan oleh instansi yang berisi perihal keputusan tertentu kepada anggota instansi. Semisal Surat Keputusan Pengangkatan Karyawan, Surat Keputusan Pengangkatan Pengurus. Surat ini biasanya di sikat dengan sebutan SK.
- Surat Perintah
Surat perintah ialah surat remi yang berisi perihal perintah tertentu, dari suatu instansi kepada instansi yang lain. Contohnya yaitu surat perintah lembur.
Surat Kuasa ialah surat yang berisi perihal pemberian wewenang dari instansi atau perseorangan dalam program tertentu. Seperti surat kuasa pengambilan uang di Bank.
- Surat Perjanjian Kontrak Kerja
Surat ini biasanya dibentuk oleh suatu perusahaan yang dibentuk untuk perjanjian kepada calon karyawan. Berisi pernjanjian dan hak dan kewajiban antara perusahaan dan karyawan.
- Surat Niaga
Surat niaga ialah surat yang dipakai untuk transaksi antara penjual dan pembeli dalam jumlah yang tinggi. Contoh Surat pembelian tanah, surat pembelian rumah.
Fungsi Surat Resmi
Ternyata surat resmi memberi fasilitas kepada peserta maupun pengirimnya, sebab surat resmi memiliki banyak manfaat. Adapun surat resmi dibentuk sebab memiliki fungsi- fungsi sebagai berikut:
- Sarana berkomunikasi
Sebelum teknologi berkembang menyerupai dikala ini, surat sudah dipakai sebagai alat komunikasi dari jarak jauh, namun hingga sata ini surat masih dipakai untuk kepentingan formal, menyerupai surat resmi.
- Sebagai dokumen tertulis
Dalam sebuah instansi biasanya membutuhkan dokumen tertulis untuk menjadi bukti dalam administrasi. Surat menjadi penting sebab merupakan bukti tertulis yang sanggup digunakan.
- Pedoman Kerja
Manfaat dari surat resmi yaitu sebagai anutan kerja. Dalam perusahaam pedoman kerja mengacu pada surat yang telah disepakati oleh pihak yang bersangkutan, menyerupai surat kontrak kerja. Dengan surat tersebut, hal – hal yang bersangkutan perihal anutan kerja tertulis didalamnya.
- Wakil Penulis
Salah satu cara seseorang memberikan informasi kepada orang lain atau instansi yaitu melalui surat, hal ini di gunakan ketika seorang pengirim tidak bisa memberikan pribadi kepada yang dituju, Surat menjadi wakil dari penulis itu sendiri.
- Sebagai keterangan
Fungsi ini biasanya digunakan untuk menjelaskan keadaan atau keterangan tertentu oleh pengirim. Contohnya surat keterangan lulus, surat keterangan tidak bisa dan surat keterangan izin pendirian bangunan. Bahwasanya surat tersebut menjelaskan pengirim merupakan orang yang telah lulus, tidak bisa maupun orang yang telah izin melaksanakan pendirian bangunan.
- Sebagai jaminan
Surat juga berfungsi sebagai jaminan keamanan ataupun jaminan tertentu, untuk melindungi yang bersangkutan. Misalnya surat perjanjian dipakai sebagai jaminan tanggung jawab antara pihak satu dan yang lainnya
Bagian- Bagian Surat Resmi
Nah, ini yang membedakan surat resmi denga yang lainnya. Surat resmi lebih tersruktur dan terdapat ketentuan- ketentuan dalam penulisan. Salah satunya yaitu bagian- serpihan surat. Bagian surat ialah komponen yang harus terpenuhi dalam surat resmi. Adapun serpihan – serpihan surat resmi ialah :
- Kepala atau kop surat
Dalam pembuatan surat resmi, kop surat harus disertakan sebab kop surat merupakan identitas forum organisasi yang terdiri atas:
a. Logo atau lambang forum atau instansi (jika ada)
b. Nama Instansi
c. Alamat Instansi
d. Nomor telepon, faximile atau email.
Pemberian kop surat bukan tanpa tujuan. Khusus untuk surat perusahaan sanggup ditambahkan macam usaha, bidang kegiatan, nomor izin usaha.
Fungsi kepala surat:
a. Untuk mengetahui nama dan alamat kantor instansi
b. Untuk memberi informasi perihal bidang usaha, jenis kegiatan
c. Sebagai Alat promosi.
- Nomor surat
Dalam surat resmi niscaya kalian temui nomor surat. Penulisan nomor surat sebetulnya tidak ada ketentuan. Namun biasanya ditulis memakai instruksi biar tidak terlalu panjang dan memudahkan bagi penerima.
Pada umumnya nomor surat berisi nomor urut, kode, bulan dan tahun pembuatan surat. Sering kita jumpai nomor surat dengan angka romawi, namun tidak problem bila penulisan nomor memakai angka arab atau yang lainnya, tergantung kebujakan dari instansi tersebut. Letak Nomor biasanya ditulis sesudah kop surat disebelah kiri. Kemudian disusul oleh Lampiran dan perihal.
- Tanggal penulisan surat
Pernah kalian mendapat permintaan tapi sudah tidak update lagi? Penulisan tanggal ini bertujuan biar peserta sanggup mengetahui kapan surat ini dibentuk serta mengetahui masa berlakunya surat tersebut. Oleh sebab itu tanggal penulisan merupakan komponen yang penting dalam surat resmi.
- Lampiran yang disertakan
Lampiran berfungsi untuk memperlihatkan bahwa terdapat dokumen yang disertakan pada surat tersebut
Contoh
No : –
Lamp : 5 Lembar
Perihal : –
Hal tersebut memperlihatkan bahwa surat tersebut menyertak 5 lembar dokemn didalamnya.
- Perihal
Perihal berfungsi untuk memperlihatkan kepada peserta mengenai pokok isi surat, dengan begitu peserta segera mengetahui tujuan surat tersebut.
- Alamat tujuan
Hal yang paling penting dalam penulisan surat ialah kepada siapa surat tersebut ditujukan. Oleh sebab itu alamat surat menjadi hal yang penting dan dihentikan terlupakan.
Penulisan alamat sanggup ditulis sebanyak dua kali, alamat pertama pada amplop surat dan yang kedua pada isi surat itu sendiri. Namun alamat yang disertakan diamplop harus alamat lengkap. Hal ini mengantisipasi kesalahan ketika pengiriman.
Sementara pada isi surat alamat tidak harus lengkap sebab sudah ditulis dalam amplop.
- Penggunakan “Kepada” tidak perlu ditulis, sebab mengandung kemubadziran.
- Penulisan “Yang terhormat” atau yang sering disingkat ”Yth.” Berfungsi untuk memberi penghormatan kepada peserta surat. Seperti atasan, korelasi kerja atau teman.
- Sebutan ”Bapak”, ”Ibu”, atau ”Sdr.” hanya berlaku pada nama orang, dan tidak dipakai pada nama instansi maupun jabatan tertentu.
Contoh:
Yth. Manajer PT Ulul Albab
Jalan Gajayana , Lowokwaru
Kota Malang
Yth. Ibu H. Siti Romlah, S.H.
Kepala Yayasan Pondok Pesantren Putri Aisyiah
Jalan Raya Caruban – Ngawi KM 2
Kota Ngawi
- Penggunakan titik hanya dipakai sesudah singkatan. Tidak perlu disetiap final baris.
- Kode pos sangat dianjurkan untuk ditulis sebab akan membantu petugas pos dalam mengirimkan surat tersebut (terutama bila dikirimkan melalui Perum Pos dan Giro).
- Salam Pembuka
Dalam penulisan surat resmi , salam pembuka ialah salah satu komponen yang harus ada. Tujuan salam pembuka ialah membuka pembicaraan dalam surat tersebut. Namun dalam keadaan tertentu tidak memakai salam pembuka, menyerupai surat – surat yang berisi berita.
- Isi Surat
Isi surat ialah komponen utama dari surat itu sendiri, dimana pokok – pokok yang dibahas tertuang dalam isi surat. Dalam isi surat terdapat serpihan bagian menyerupai pada karangan lainnya, yaitu serpihan pembuka, serpihan inti dan serpihan penutup.
- Pembuka
Dalam isi surat, serpihan pembuka bertujuan untuk pengantar pembaca sebelum mengetahui inti surat. Dalam pembuka juga berisi perihal inti problem yang akan disampaikan kepada peserta yang dimaksud. - Inti
Komponen pokok isi surat terdapat pada inti isi surat. Bagian tersebut berisi serpihan utama yang ingin disampaikan kepada pengirim.. - Penutup
Bagian epilog berisi penegasan, simpulan, harapan, atau ucapan terima kasih. Dengan demikian, serpihan epilog menandai bahwa uraian pokok yang ingin disampaikan melalui surat sudah selesai. Penulisan epilog hendaknya singkat, tegas.
- Salam Penutup
Salam epilog berisi kata- kata epilog yang biasa dipakai untuk menambah kesantunan dalam berkomunikasi. Meskipun salam epilog ini baik digunakan, tetapi tidaklah berarti semua surat wajib memakai salam penutup. Salam epilog hanya dipakai dalam surat-surat berita. - Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab
Pasti kalian sering membubuhkan tanda tangan dalam hal tertentu, menyerupai ketidakhadiran atau yang lainnya.. Begitu juga pada surat resmi salah satu komponen yang disertakan yaitu nama penanggung jawab dan tanda tangan. Nama penanggung jawab ialah penanda bahwa nama tersebut yang bertanggung jawab atas isi surat dan dikuatkan dengan tanda tangan. penanda tangannya ialah nama orang yang tercantum dalam surat tersebut.
- Tembusan
Tembusan dipakai bila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut
Itulah tadi ulasan seputar surat resmi. Supaya kalian tidak bingung, berikut kami berikan pola – pola surat resmi . Semoga bermanfaat ya
Terimakasih.
Contoh Surat Resmi Perusahaan
ULUL ALBAB
Perumahan Singaraja Pemai Blok M. No. 01 Jl. Raya Sukarno Hatta Km. 2 Ngawi 67285
Telp 022 332766 Fax 022 332766 Mobile : 085649235455
Website: www.ululalbab.com Email : ululalbab@gmail.com
Nomor : 023/UR/VI/2017
Hal : Undangan Rapat
Lampiran :
Yth
Bapak Bagas Prasetya
Manajer Marketing
PT ULUL ALBAB
Di tempat
Dengan Hormat
Sehubungan dengan akan diadakannya acara peresmian perusahaan, maka bersama ini kami mengundang seluruh Manajer PT ULUL ALBAB untuk hadir dalam rapat persiapan yang akan dilaksanakan pada :
Hari /Tanggal : Kamis, 25 Februari 2017
Waktu : 10.00 – 12.00 WIB
Tempat : Ruang Pertemuaan
Demikian permintaan ini kami sampaikan, mengingat pentingnya program tersebut maka dimohon kehadirannya sempurna pada waktunya. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Ngawi, 21 Februari 2017
Hormat Kami
Manajer Jaringan Kerja
PT ULUL ALBAB
Ali Ardiansyah
Itulah salah satu pola surat resmi perusahaan yang baik. Pada kop surat biasanya terdapat logo perusahaan pembuat surat.
Contoh Surat Resmi Permohonan
Selanjutnya pola surat resmi permohonan dari salah satu rumah sakit khusus ginjal Rasyida:
Contoh Surat Resmi Sekolah
Instansi sekolah memang sering sekali menciptakan surat resmi aneka macam jenis. Buat kau yang mungkin gres pertama bekerja di TU, berikut ini pola surat resmi sekolah yang memakai kop surat dinas pendidikan:
PEMERINTAHAN PROPINSI JAWA TIMUR
DINAS PENDIDIKAN SEKOLAH MENENGAH ATAS (SMA) NEGERI 017
Jl. Raya MT Haryono Kota Malang
Telp (021) 552-23156 Email : smpn017malang@gmail.com
Nomor : 02/SMAN017/X/2017
Lampiran : –
Perihal : Reuni Akbar XII SMAN 017
Yth.
Alumni angkatan 2010-2017
SMA Negeri 017
Malang
Salam Sejahtera
Dalam rangka memperingati ulangtahun Sekolah Menengan Atas Negeri 017 Malang ke -12 , kami selaku pengurus OSIS akan mengagendakan program “Reuni Akbar XII”. Oleh sebab itu kami mohon kehadirannya pada
Hari/tanggal : Senin, 15 Desember 2017
Waktu : 08.00 – 12.00 WIB
Tempat : Aula Serba Guna Sekolah Menengan Atas Negeri 017
Mengingat pentingnya program tersebut, diharapkan kehadirannya sempurna pada waktunya. Demikian udangan ini, atas partisipasinya kami mengucapkan terimakasih.
Mengetahui :
Kepala Sekolah Sekolah Menengan Atas Negeri 017 Malang Ketua Osis Sekolah Menengan Atas Negeri 01 Malang
Adi Slamet
NIP : 122296119946729 Hendri Mahesa
Contoh surat resmi di atas dari kota Malang. Barang kali karakteristik surat dinas pendidikan di masing-masing kota tidak sama.
Contoh Surat Resmi Dinas
Berikut ini ialah pola surat resmi dari dinas kesehatan kabupaten Ciamis:
PEMERINTAH KABUPATEN CIAMIS
DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS BAREGBEG
Jalan Raya Baregbeg No. 291 Tlp. (0265) 774772 E- Mail : puskesmasbaregbeg@yahoo.co.id
CIAMIS
Kode Pos 46274
Baregbeg, 18 Februari 2016
Kepada
Nomor : 443.32 / / PKM/2016 Yth. Kepala Desa
Sipat : Biasa Se – Kecamatan Baregbeg
Lampiran : 1 Lembar di –
Perihal : Pelatihan Kader dalam Rangka TEMPAT
PIN Polio Tahun 2016
Disampaikan dengan hormat, menindak lanjuti Pertemuan Koordinasi tingkat Kecamatan dalam rangka PIN Polio Tahun 2016 pada tanggal 17 Februari 2016 perihal Pelaksanaan PIN Polio yang akan dilaksanakan pada tanggal 8 Maret 2016, perlu dilaksanakan tahapan persiapan lanjutan.
Dengan ini kami mohon sumbangan Saudara untuk sanggup mengirimkan Kader untuk mengikuti kegiatan Pelatihan Tata laksana Pemberian Vaksin. (tempat dan jadwal terlampir)
Beberapa hal teknis berkaitan dengan kegiatan Pelatihan Kader dalam rangka Pelaksanaan PIN Polio Tahun 2016 sebagai berikut :
- Kegiatan Pelatihan Kader ini memperlihatkan teknik pemberian Vaksin Polio dan teknis pencatatan dan pelaporan.
- Kepala Desa menugaskan peserta pembinaan sebanyak 5 orang dari tiap – tiap Posyandu.
Demikian kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.
| Kepala UPTD Kesehatan Puskesmas Baregbeg
Mimin Sutisna D, S. Kep. Ners |
Tembusan :
Yth. Camat Kecamatan Baregbeg
Contoh Surat Resmi Osis
Contoh Surat Resmi Panggilan Kerja
Setelah calan karyawan gres lolos seleksi administrasi, biasanya pihak perusahaan akan melayangkan surat panggilan kerja kepada calon karyawan. Surat panggilan resmi juga merupakan salah satu pola surat resmi.
SURAT PANGGILAN SELEKSI KERJA
Jln. Raya Kalimalang, Perkantoran Grand Kalimalang No.99
Tambun Selatan, Bekasi Timur – Jawa Barat.
No Telp: (021) 8265 2708
Nomor : 020/HRD/DN12/TBP/2017 MEI. 2017
Lamp : XXI
Hal : Panggilan Seleksi Kerja
Kepada Yth,
Peserta seleksi Kerja
Perusahaan PT.Honda Lock Indonesia .Penempatan untuk di daerah MM2100 Jatiwangi,Cikarang barat
Sebagai “OPERATOR PRODUKSI”
Di Tempat.
Berdasarkan hasil penilaian tim seleksi terhadap data formulir registrasi online yang di terima, dengan ini di sampaikan bahwa data yang Saudara isi/kirimkan memenuhi persyaratan yang ditetapkan. Karenanya, Saudara sanggup mengikuti tes seleksi calon Karyawan.
Tempat Tes seleksi calon Karyawan/i Perusahaan Automotive sebagai “OPERATOR PRODUKSI” akan dilaksanakan pada:
Hari/tanggal : Rabu 10 Mei 2017
Pukul : 08.00 Wib – 12.00 Wib.
Tempat : Employment Training Istitue
Alamat : Jln. Raya Kalimalang – Perkantoran Grand Kalimalang No.99 Bekasi Timur.
Kira – Kira 100m dari PT. Suzuki Indomobil depan hotel “WIN GRAND HOTEL”
“Dari Terminal bekasi/Tol Timur bekasi naik angkutan umum No.39 turun sempurna di depan “WIN GRAND HOTEL” samping pabrik PT. Suzuki Indomobil.”
Beat Resoge :HRD.Develoment Bpk HAFIZ LUBIS.S.I.KOM
Untuk sanggup mengikuti seleksi ini Saudara/i diwajibkan membawa :
- Surat Panggilan Tes yang sudah di kirim via E-mail ke masing-masing peserta (Surat Mohon di Print). dan lampirkan bersama CV lamaran.
- KTP / SIM / Kartu Pelajar (Kartu Indentitas Diri) asli.
- Alat Tulis (Pensil 2B, ballpoint, dan penghapus) dan Pakaian Putih – Hitam.
- Semua proses seleksi penempatan masuk kerja di Perusahaan sebagai “OPERATOR PRODUKSI” di laksanakan di kantor penyeleksian (Lembaga Pelatihan Kerja Resmi) sesusai mekanisme masuk kerja yang telah di tetapkan.
Demikian kami sampaikan, untuk menjadi perhatian.
Isi Data Anda.
Nama :
TTL :
Pendidikan :
No. HP :
Alamat :
NB: BUKAN YAYASAN ATAU OUTSORCING
Contoh Surat Resmi Dalam Bahasa Inggris
Itulah sedikit sharing kali ini perihal pola surat resmi. Jika bermanfaat boleh dishare. Tapi jangan lupa sertakan sumbernya yaa 🙂